La gestión de documentos es una tarea compleja que implica múltiples cuestiones, especialmente en proyectos como la definición y creación de un telescopio.  Una correcta gestión documental requiere entre otras cuestiones:

• Ser fuente única de verdad: Los documentos deben gestionarse desde un punto central que actúe como fuente única de verdad permitiendo la localización y actualización de los mismos.
• Permitir búsquedas ágiles, simples y eficaces: Aunque el volumen de documentos sea elevado las búsquedas deben mantenerse ágiles y sencillas permitiendo localizar los documento en base a sus características o a la información que contienen.
• Facilitar la coherencia de formato: Los documentos creados en un proyecto deben mantener un formato y esquema coherente mediante la utilización de plantillas.
• Agilizar la creación de documentos: La solución debe permitir la creación de nuevos documentos de forma sencilla realizando de forma automatizada tantas tareas como sea posible (codificación, pre-formateo del documento,...).
• Gestión bibliográfica: los documentos requieren de un mecanismo de codificación que permita la identificación de los mismos.
• Permitir versionado de documentos: Los documentos evolucionan a lo largo de su ciclo de vida dando lugar a versiones que deben ser almacenadas e identificadas.

Las plataformas de gestión documental existentes "out of the box" no cubren el 100%  de estos requisitos. Sin embargo, ofrecen mecanismos de extensión que permiten ampliar sus capacidades. Desde la oficina de proyecto del EST hemos desarrollado una herramienta para la gestión de los documentos del proyecto,  a partir de soluciones libres como Alfresco o Carbone.io, que cubre todas estas necesidades.